AREA SISTEMI DI GESTIONE AZIENDALE | I nuovi rapporti tra il Collegio Sindacale e l’organismo di vigilanza 231

La proposta nel documento sulle norme di comportamento del Collegio Sindacale di società non quotate elaborato dal Consiglio Nazionale dei dottori Commercialisti ed Esperti Contabili.

Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha posto in consultazione, lo scorso 20 ottobre, il documento “Norme di comportamento del Collegio sindacale – Principi di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate”. Ve ne anticipiamo i contenuti, in attesa della definitiva approvazione, per la parte relativa alla norma 5.5. del documento in parola che è dedicata ai rapporti intercorrenti tra il Collegio Sindacale e l’Organismo di Vigilanza 231.

Rispetto alla versione precedente, si segnalano le seguenti proposte di modifica inerenti ai “criteri applicativi”, in particolare, viene specificato che:

• il Collegio sindacale deve verificare che sia deliberato lo stanziamento di specifiche risorse finanziarie (budget) cui l’organismo possa attingere senza vincoli per un corretto ed efficace svolgimento dei propri compiti;

• l’OdV deve assicurare la regolarità della propria attività sulla base di una sufficiente pianificazione e di una continua correlazione informativa con la struttura e gli organi della società;

• è necessario che il modello organizzativo preveda in capo all’organismo di vigilanza «obblighi di informazione periodica nei confronti del Collegio sindacale in merito all’attività svolta, specie con riferimento all’attività di vigilanza circa l’adeguatezza del Modello, la sua efficace attuazione ed il suo aggiornamento, in particolare con riferimento all’inserimento dei nuovi reati presupposto presi in considerazione ed all’illustrazione delle procedure volte a presidiare le relative aree di rischio. Alla luce di quanto sopra, nel caso in cui la società non abbia adottato il modello organizzativo, è necessario che il Collegio sindacale solleciti gli Amministratori ad un’adeguata riflessione in merito e, in assenza di valide ragioni, stimoli le necessarie attivazioni. Qualora l’organo amministrativo non abbia adottato il modello organizzativo nonostante le sollecitazioni dell’organo di controllo e senza adeguate motivazioni, il Collegio sindacale ne fa menzione nella relazione ex art. 2429 c.c. ai fini di far emergere le eventuali responsabilità e circoscriverne l’ambito»;

– è stato integralmente riformulato il commento alla norma 5.5 che, nella versione oggi proposta, prevede che «Nelle società che abbiano adottato un modello organizzativo per la prevenzione dei reati ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001, l’organismo di vigilanza a tal fine istituito costituisce un importante interlocutore per il Collegio sindacale; ciò in quanto il modello organizzativo, soggetto alle attività di verifica di detto organismo di vigilanza, è parte del sistema di controllo interno di cui il Collegio sindacale valuta l’adeguatezza e il funzionamento. Occorre inoltre considerare che, attesi l’aumento delle ipotesi di reato (anche di natura colposa) incluse tra i reati presupposti e la rilevanza delle sanzioni (pecuniarie e interdittive) previste per le singole violazioni, l’eventuale commissione di reati presupposto, con conseguente applicazione delle relative sanzioni, può avere effetti significativi sugli equilibri economico finanziari della società e sulla stessa continuità aziendale. Pertanto, anche in relazione ai precisi obblighi introdotti dal nuovo art. 2086 c.c., la valutazione dell’adeguatezza di tali assetti non può prescindere da una verifica delle misure organizzative volte a monitorare il rischio di commissione di eventuali reati presupposto e a ridurre tale rischio entro margini accettabili. La necessità che il Collegio sindacale verifichi la corretta adozione del modello organizzativo e l’effettiva operatività dell’organismo di vigilanza (valutazione della relazione – semestrale o annuale – presentata dall’Organismo di Vigilanza circa l’attività svolta e il Piano di attività -programma- per l’esercizio successivo e controllo degli eventuali scostamenti), nonché l’autonomia e l’indipendenza del medesimo necessarie per svolgere in modo efficace la funzione assegnatagli, è determinata, fra l’altro, dalla severità del sistema sanzionatorio previsto dal D.Lgs. n. 231/2001 che, con diverse misure, potrebbe finanche compromettere le prospettive di continuità aziendale. Quando la revisione legale dei conti non è affidata al Collegio sindacale si dovrà intensificare lo scambio informativo con il soggetto incaricato della predetta funzione come previsto dall’art. 2409 – septies c.c. anche nella prospettiva di applicazione del Modello Organizzativi ex D. Lgs. 231/2001. Va rilevato che, ove applicabile, la verifica di tali aspetti si baserà sulle indicazioni presenti nei codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti e ritenuti idonei a prevenire i reati dal Ministero della Giustizia come richiamati dall’art. 6, co. 3, D.Lgs. 231/2001. 87 Nel caso in cui uno o più componenti dell’organismo di vigilanza siano stati scelti fra i sindaci della società tale flusso informativo acquisisce, evidentemente, migliore diffusione e maggiore tempestività. Si rammenta al riguardo che la stessa funzione di organismo di vigilanza può essere attribuita al Collegio sindacale (ex art. 6, co. 4-bis, D.Lgs. n. 231/2001). Il legislatore ritiene, dunque, che la coincidenza delle due funzioni in un unico organo non comporti la loro sovrapposizione, né comprometta l’indipendenza dell’organismo di vigilanza. Le due funzioni rimangono tuttavia distinte, pur se coordinate fra loro, e delle attività svolte nell’espletamento delle stesse dovrà essere fornita separata evidenza documentale, dovendo pertanto darsi contezza dell’attività svolta ex D.lgs. n. 231/2001 in verbali e in carte di lavoro distinti rispetto al libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio sindacale e ai relativi documenti di supporto; in particolare nelle carte di lavoro si dovranno evidenziare le informazioni (relative al Modello Organizzativo e Gestionale adottato dalla società e al suo funzionamento) ricevute dall’OdV e le richieste di informazioni fatte allo stesso OdV e le risposte ricevute da questo organismo, anche se negative».

Restiamo quindi in attesa dell’approvazione definitiva del documento.

Fonte: www.commercialisti.it

La foto è tratta dalla mostra A scena aperta, esposizione fotografica sul teatro sociale organizzata dal Consorzio Parsifal e dalla cooperativa Altri Colori.